5 workflowów automatyzacji, które usprawnią Twój biznes

Prowadzenie firmy często wiąże się z wieloma żmudnymi i ręcznymi zadaniami, ale narzędzie do automatyzacji marketingu i sprzedaży, może usprawnić część tej pracy, tak aby wykonać ją wydajniej. 

Chociaż na początku wdrażanie automatyzacji może wydawać się dużym obciążeniem, to czas oraz pieniądze, które pozwoli Ci ono zaoszczędzić na dłuższą metę, jest ogromny - wraz z faktycznym zwrotem z inwestycji.

W rzeczywistości wdrożenie automatyzacji marketingu może doprowadzić do 14,5% wzrostu wydajności sprzedaży! W tym miejscu przedstawię pięć najczęściej używanych przeze mnie workflowów w HubSpot, które moim zdaniem każda stawiająca na rozwój firma, powinna wdrożyć.

Workflows - wprowadzenie

Workflowy (przepływy pracy), to narzędzie platformy HubSpot, dzięki któremu możesz zautomatyzować procesy marketingowe, sprzedażowe i obsługi klienta, tak aby zwiększyć wydajność zespołu. Istnieje pięć standardowych obiektów, na których można oprzeć workflowy w HubSpot: 

• dane kontaktu,
• dane firmy,
• dane transakcji (deal’a)
• zadania (taski)
• oferty (quotes)
• konwersacje (np. z chatflowów, wiadomości, czas odpowiedzi)

Ponadto, jeśli utworzyłeś obiekty niestandardowe, możesz również na nich oprzeć przepływy pracy. Możesz przeglądać i tworzyć przepływy pracy, przechodząc do sekcji „Workflows” w HubSpot.

Narzędzie Workflows jest dostępne w Marketing Hub Professional oraz Enterprise.

Workflow #1: Ustalanie właściciela nowych kontaktów

Co dzieje się z nowymi potencjalnymi klientami, gdy wypełnią formularz na Twojej  stronie? Powinieneś mieć skonfigurowane powiadomienia o przesyłaniu formularzy, aby odpowiednie osoby z zespołu marketingu lub sprzedaży, dowiedziały się gdy pojawią się nowe kontakty i potencjalne szanse sprzedaży.

Często wygląda to tak, że kontakt z formularza trafia do ogólnej skrzynki e-mail i “ktoś ma się tym zająć”. Jak się domyślasz, nie jest to najbardziej efektywne rozwiązanie ;)

W takiej sytuacji warto ustawić workflow, który automatycznie przypisze pozyskany kontakt do odpowiedniej osoby z działu marketingu lub sprzedaży.

Oto przykłady, jak możesz to skonfigurować:

Workflow #2: Automatyczne dostarczanie contentu i lead nurturing

Generowanie potencjalnych klientów to dopiero początek. Kolejną częścią procesu jest ich pielęgnowanie, aż staną faktycznie gotowe do współpracy z Twoją firmą - a treść odgrywa kluczową rolę w tym procesie.

Jako marketerzy i sprzedawcy działamy w świecie, w którym decyzje zakupowe B2B coraz częściej zaczynają się od wyszukiwania w Google. Twoi potencjalni klienci przeszukują Internet w poszukiwaniu wartościowych treści - blogów, e-booków, oficjalnych dokumentów, studiów przypadków, filmów - które pomagają im zrozumieć i rozwiązać ich problem biznesowy.

W pierwszym przypadku, wyzwalaczem takiego przepływu pracy będzie przesłanie formularza, a późniejszą czynnością będzie wysłanie automatycznej wiadomości e-mail do potencjalnego klienta, która: 

• Dziękuje za pobranie zasobu / contentu
• Zawiera łącze do pobrania zasobu
• Może mieć dodatkowe wezwanie do działania (np. zaplanuj demo)

Taki workflow może zakończyć się tylko na tym lub możesz przekształcić go workflow lead nurturingu, który następnie dostarczy Twojemu potencjalnemu klientowi powiązany content poszerzający informacje dla właśnie pobranego zasobu.

Aby to zrobić, ustaw opóźnienie po pierwszym e-mailu - zwykle co najmniej 3 dni robocze - a następnie możesz wysłać automatycznie kolejny e-mail do potencjalnego klienta. 

Lead nurturing to sprawdzona taktyka marketingowa, która pozwala generować leady wysokiej jakości, co później skutkuje większą liczbą zamkniętych / wygranych transakcji w procesie sprzedażowym.

Stwórz workflow lead nurturingu, dopasowując treść do ścieżki zakupowej, zainteresowań i ich cyklu życia. 

Na przykład: użytkownik będzie zainteresowany webinarem na żądanie na temat sposobu korzystania z produktu lub usługi, ale dyrektor generalny lub dyrektor zarządzający będzie bardziej zainteresowany treściami, które mówią o tym, jak Twój produkt lub usługa integruje się z istniejącymi procesy. 

Workflow #3: Scoring i cykl życia potencjalnego klienta 

Na pewno nie raz spotkałeś się z e-mailem na Twojej skrzynce o treści “Proszę o ofertę”. Ale chwila - ofertę na co konkretnie? Jeśli przygotowujesz dedykowane oferty usług lub produktów, to wiesz jak czasochłonne to jest. Zanim zabierzesz się za tworzenie oferty, najpierw musisz:

• poznać potencjalnego klienta,
• określić jego potrzeby oraz
• sprawdzić czy jesteście dla siebie nawzajem dobrym wyborem (good fit).

Każda firma inaczej traktuje kwalifikację potencjalnych klientów i podział ich na MQL (Marketing Qualified Leads) oraz SQL (Sales Qualified Leads).

Jednak pracując z wieloma klientami, odkryłam, że użycie punktacji leadów (scoringu) zwykle okazuje się skuteczne. Kwalifikację kontaktu i jego scoring możesz określić na podstawie różnych parametrów. Pozwala Ci to określić np. które kontakty są uważane za MQL i kiedy należy je przekazać do sprzedaży.

W tym workflow wykorzystamy zmianę etapu cyklu życia kontaktu jako sposób przekazywania kontaktów z marketingu do sprzedaży.

Taką konfigurację przepływu pracy w HubSpot uzyskamy:

Workflow #4 Rotacja właściciela kontaktu i zadania

Twój pozyskany kontakt został zakwalifikowany np. jako SQL? Następnym krokiem jest włączenie do działania rotacji kontaktu i przekazania go do odpowiedniej osoby lub zespołu sprzedaży. Możesz wybrać konkretnych sprzedawców, aby rotować potencjalnych klientów lub, jeśli masz skonfigurowane w HubSpot zespoły sprzedaży - równomiernie zmieniać ich między członkami zespołu. 

Potencjalni klienci są teraz przenoszeni pomiędzy członkami zespołu sprzedaży, a ostatnią rzeczą do zrobienia jest wysłanie jakiegoś powiadomienia (np. wysłanie do nich e-mail lub przypisanie zadania) do nowego właściciela kontaktu, aby mogli natychmiast zareagować.

Workflow #5: Powitanie i onboarding nowego klienta

Mamy nadzieję, że jesteś (lub wkrótce będziesz!) w punkcie, w którym wdrażasz tylu nowych klientów, że ręczne wykonywanie wszystkich czynności wdrażania klienta byłoby przytłaczające. 

To doskonała okazja do stworzenia przepływu pracy, który po prostu uruchamia się, gdy cykl życia kontaktu zmienia się na „Klient”.

Z tego miejsca można zaplanować różne działania, takie jak:

• Dodawanie kontaktów do bieżącej listy „klientów”, do których można wysyłać inny typ contentu (np. aktualności odnośnie naszej firmy, produktu),
• Zmiana właściciela kontaktu z przedstawiciela handlowego na pracownika obsługi klienta / członka zespołu client success 
• Automatyczna wysyłka e-maila wprowadzającego / powitalnego
• Ustawianie statusu potencjalnego klienta na „Zamknięte”

Ten przepływ pracy jest bardzo prosty w konfiguracji, ale jest nieoceniony, ponieważ popycha Cię do przemyślenia dokładnie, jak ma wyglądać ścieżka komunikacji i onboarding nowych klientów, a także zapewnia spójność dla wszystkich.

Podsumowanie

Oto pięć najważniejszych przepływów pracy, które sami wykorzystujemy oraz wdrażamy u naszych klientów. Nie tylko usprawniły one pracę i działania naszej agencji oraz firm naszych klientów, ale uzyskujemy dzięki nim najlepsze wyniki.

Jeśli chciałbyś wdrożyć Workflowy w swojej firmie lub masz jakieś pytania dotyczące strategii oraz  konfiguracji automatyzacji marketingu i sprzedaży, napisz do nas, a chętnie pomożemy!

Jesteśmy partnerem HubSpot w Polsce. Jeśli chcesz aby Twój portal HubSpot działał z najwyższą wydajnością oraz stworzyć i wdrożyć strategię inbound marketingową z pełną ścieżką, która przeniesie Twoją firmę na wyższy poziom - skontaktuj się z nami.