Analiza przedwdrożeniowa, a powodzenie wdrożenia Platformy HubSpot CRM

Platforma HubSpot CRM jest rozbudowanym narzędziem, składającym się z wielu modułów (hubów), narzędzi oraz  oraz które można w pełni przystosować do procesów w Twojej firmie.

HubSpot w odróżnieniu od wielu obecnych na rynku CRM nie jest monolitem, do którego to ty masz dopasować procesy czy dane.

Oczywiście kupując HubSpot dostajesz wersję "out-of-the-box", jednak przy wdrożeniu i późniejszej adaptacji Platformy CRM przez Twój zespół to diabeł tkwi w szczegółach, czyli w dostosowaniu go pod istniejące (lub budowane) w firmie procesy, obecnie posiadane zestawy danych czy integracje z innymi narzędziami.

HubSpot CRM pozwala na dedykowane dopasowanie do Twojej firmy za pomocą niestandardowych właściwości (we wszystkich planach) oraz custom objects (w planie Enterprise).

Proces wdrożenia Platformy CRM to szereg etapów i działań, które dążą do przygotowania systemu HubSpot dostosowanego do wymagań Klienta. Przyglądając się poszczególnym fazom projektu, dochodzimy do wniosku, że krytycznym czynnikiem, w dużej mierze warunkującym powodzenie wdrożenia systemu CRM jest analiza przedwdrożeniowa.

Co to jest analiza przedwdrożeniowa i dlaczego jest ważna?

Analiza przedwdrożeniowa, której jednym z efektów jest zmapowanie istniejących danych i procesów, to szereg działań podejmowanych na etapie przygotowania planu wdrożenia. Ich głównym celem jest przełożenie założeń biznesowych na założenia technologiczne. Można więc powiedzieć, że jest to określenie specyfikacji wszystkich prac, które należy wykonać, by z powodzeniem wdrożyć i dostosować dany produkt.

Wdrożenie oraz dostosowanie Platformy HubSpot CRM, powinno być poprzedzone etapem analizy.

Niestety wielu przedsiębiorców, jak również innych dostawców, nie docenia znaczenia analizy przedwdrożeniowej, traktując ją jako dodatkowy, zbędny koszt.

Błędne postrzeganie analizy czy to z jednej, czy drugiej strony prowadzi do pojawienia się wielu problemów na etapie prac wdrożeniowych i integracyjnych. 

Wyobraźmy sobie przykładową sytuację: Firma znajduje zatem Partnera HubSpot specjalizującego się we wdrożeniach HubSpot CRM oraz marketing automation i wysyła zapytanie ofertowe, w którym krótko i zwięźle informuje o swoich potrzebach, np. chcemy aby pola w CRM wyliczały marżowość naszych usług (+ parę innych ogólnych oczekiwań) i prosi o przesłanie oferty na wdrożenie. W tym momencie pojawia się pytanie jak ma wyglądać taka oferta, skoro w zapytaniu przesłano jedynie szczątkowe i bardzo ogólne informacje?

Posłużę się tu dość prostym porównaniem – jeśli planowałbyś budowę domu jednorodzinnego, czy również zwróciłbyś się do dewelopera z zapytaniem o koszt budowy, podając jedynie metraż nowego domu i ilość pomieszczeń jakie mają się w nim znaleźć? Domyślam się, że nie...

Jednak przedstawiona powyżej sytuacja bardzo często występuje na rynku wdrożeń oprogramowania IT. Napływające zapytania ofertowe są niejednoznaczne i bardzo ciężko jest określić zakres prac projektu, a tym samym budżet czy harmonogram.

Jak zatem tworzone są wyceny wdrożeń oraz integracji? Możliwości są 3.

1. Firma bardzo szybko wysyła swoją uniwersalną ofertę bez dodatkowego ustalania szczegółów. Jest ona jednak, tak jak sam zakres projektu, bardzo ogólna, a widełki budżetu czy harmonogram są szerokie.
    
2. Wersja pośrednia sprowadza się do krótkiego spotkania, wideokonferencji lub też mailowego zebrania dodatkowych szczegółów wdrożenia od potencjalnego Klienta. Następnie opracowywana jest wstępna wycena, która zazwyczaj ma kilka wariantów i również zawiera przedziałowy budżet, jednak już z mniejszym rozrzutem. 
    
3. Wersja optymalna sprowadza się właśnie do zaproponowania przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej. Po wstępnym zebraniu informacji proponujemy potencjalnemu Klientowi przeprowadzanie analizy, której wynikiem będzie specyfikacja szczegółowo opisująca potrzeby oraz cele przedsiębiorstwa, zmapowane procesy, zmapowane dane do migracji oraz plan integracji z aplikacjami trzecimi. Dopiero na jej podstawie powstaje wycena realizacji wdrożenia.

Która sytuacja jest najbardziej korzystna? Nie trudno domyślić się, że idealnym rozwiązaniem zarówno od strony Klienta, jak i partnera wdrażającego oprogramowanie, jest wariant trzeci. Tylko w tym przypadku Klient może bowiem w pełni świadomie podjąć decyzję o nawiązaniu (lub nie) współpracy z daną firmą.

Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest najlepszym rozwiązaniem?

Analiza przedwdrożeniowa daje Ci możliwość kontroli nad projektem wdrożeniowym oraz zapobiega występowaniu wielu problemów na etapie realizacji. Dzięki niej dostawca wie dokładnie, czego jako Klient oczekujesz i jak te wymagania spełnić. Z drugiej strony Ty ma pewność, że Platforma która zostanie wdrożona jest dopasowany do Twoich procesów, odpowiednie dane są zmigrowane oraz są zaplanowane odpowiednie integracje (jeśli są wymagane) - czyli mówiąc dokładnie platforma CRM będzie taka jakiego potrzebuje i na jakiej będą pracować członkowie Twoich zespołów.

Niejednokrotnie Klient wysyłając zapytanie ofertowe o wdrożenie Platformy HubSpot CRM, nie zna jej zaplecza oraz możliwości, jakie ona daje. Z drugiej strony Partner nie zna istniejących procesów w Twojej firmie. A rozwiązań wdrożeniowych konkretnych sytuacji może być kilka.

Nieuświadomienie realnych potrzeb oraz procesów przed przystąpieniem do jego wdrożenia skutkuje pojawianiem się w późniejszym etapie nowych potrzeb bądź też wielu istotnych zmian. To wszystko generuje dodatkowe koszty oraz wydłuża czas realizacji.

Załóżmy zatem, że bohater naszej historii spotkał się z drugą z przedstawionych możliwości – dostawca został wybrany. Rozpoczęły się zatem prace nad wdrożeniem Platformy HubSpot CRM. Rozpoczeły się prace nad wdrożeniem i dostosowaniem Platformy CRM. W pewnym momencie, Klient doszedł do wniosku, że niektóre dane chce przesyłać dwukierunkowo do systemu ERP obecnie działającego w firmie.

Gdyby takie informacje i analiza integracji danych i procesów, została ustalona przed rozpoczęciem prac - nie byłoby większego problemu. Zostałaby by wykonana analiza możliwości integracji po API, zmapowane procesy, cele i potrzeby oraz estymowany zakres prac i ustalony harmonogram.

Jeśli nie zostały wcześniej zbadane potrzeby i realne możliwości integracji czy dopasowania do konkretnych procesów, jak będzie się to przekładało na zaplanowany budżet oraz harmonogram wdrożenia? Dostawca planując pewne etapy i nie będąc świadomy dalszej integracji i jej złożoności - może w danym czasie nie dysponować zasobami potrzebnymi do wykonania zadania. Dochodzi również kwestia analizy, czy taka integracja będzie w ogóle możliwa (na przykład jeśli rozwiązanie ERP jest on-premise). Tak właśnie rodzą się problemy, które z każdą tego typu zmianą mogą narastać - a których można było uniknąć.

Oczywiście analiza przedwdrożeniowa nie sprawia, że takie sytuacje w ogóle nie wystąpią. Z całą pewnością jednak można powiedzieć, że znaczna część tego typu problemów zostanie przewidziana i zaplanowane zostaną rozwiązania z wyprzedzeniem.

Korzyści analizy przedwdrożeniowej ze strony Klienta:

• Znajomość realnych kosztów projektu

  W dokumencie opisującym analizę znajdują się wszystkie najważniejsze elementy projektu: zmapowane procesy sprzedaży, customizacje danych i pól CRM, plan integracji, dlatego też dużo łatwiej kontrolować koszty. Im mniej niewiadomych tym dokładniejsza wycena. Co ważne, jest to wdrożenia produktu dokładnie takiego jaki wspólnie obie strony ustaliły, że Klient chce otrzymać. I mimo, iż sama analiza jest dodatkowo płatna, w praktyce przynosi wymierne oszczędności.

• Skrócenie czasu realizacji projektu
  Znajomość zakresu prac pozwala na trafniejsze określenie harmonogramu oraz zminimalizowanie buforu rezerwowego. Pozwala także na lepsze planowanie i rezerwowanie zasobów potrzebnych na danym etapie do sprawnej realizacji wdrożenia. W efekcie minimalizujemy przestoje spowodowane np. oczekiwaniem na odpowiedź na kluczowe pytanie, czy dosłaniem brakujących w danym momencie materiałów.
• Zwiększenie szans realizacji oczekiwań
  Po przeprowadzeniu analizy zarówno Klient, jak i firma dostarczająca  są świadomi realnych potrzeb organizacji. Dzięki temu jest dużo większa gwarancja osiągnięcia sukcesu oraz realizacji zakładanych celów.
• Gwarancja skutecznego wdrożenia
  Jasne określenie celów i potrzeb biznesowych oraz procesów, pozwala dostawcy dokładnie określić parametry dostosowania Platformy CRM pod omówione,  rozpisane i zoptymalizowane procesy oraz daje punkt odniesienia do weryfikacji wdrożonej Platformy. W przypadku błędów w funkcjonowaniu czy niewywiązaniu się z określonych założeń jest to dokument do którego zawsze można się odnieść.
• Konsulting
  Zewnętrzne oraz specjalistyczne spojrzenie na firmę daje możliwość identyfikacji problemów oraz optymalizacji procesów marketingu, sprzedaży czy customer service których dotychczas nikt nie zauważył. Jest to szansa na odpowiedź na pytania, na które nikt dotąd nie odpowiadał lub nawet nie pomyślał o ich zadaniu.
• Bliższe poznanie zespołu
  Efektem analizy jest również lepsze zapoznanie obu firm, jak i zespołów. Jest to doskonała okazja do sprawdzenia jak kształtuje się między nimi współpraca jeszcze przed przystąpieniem do właściwych prac czy późniejszego onboadingu, czyli przeszkolenia Twojego zespołu z Platformy HubSpot.

Korzyści analizy przedwdrożeniowej dla wykonawcy:

• Jasne oczekiwania
  Etap analizy pozwala na połączenie konkretnych, wymiernych oczekiwań Klienta oraz wykonawcy, dzięki czemu wszystkie wymagania są usystematyzowane i znany jest konkretny zakres i harmonogram prac wdrożeniowych. Powstaje Plan wdrożenia. Zespół wykonawcy zna wówczas dokładnie swoje zadania, a w związku z tym praca nad projektem jest dużo prostsza. Dodatkowo eliminuje to wiele nieporozumień występujących na linii Klient – wykonawca.
• Rozplanowanie harmonogramu
  Znajomość elementów projektu pozwala na właściwe rozplanowanie prac z uwzględnieniem potrzeb wszystkich równolegle realizowanych projektów. Firma wówczas ma również możliwość optymalizacji czasu swojej pracy. Dzięki temu nie ma aż tylu zastojów i efektywnie prowadzone są wszelkie niezbędne działania. Co więcej, podczas planowania dostosowań czy integracji często wyłapywane są potencjalne błędy, co również skraca czas realizacji.
• Zaangażowanie ze strony Klienta
  Niestety brak zaangażowania ze strony Klienta jest częstym problemem, który  Niejednokrotnie spotkać można się z przekonaniem, że to specjaliści wdrożeń czy integracji IT sami powinni odpowiedzieć na pytania dotyczące systemu. Brak reakcji na przedstawiane kwestie prowadzi do frustracji oraz kolejnych niepotrzebnych zastojów. Dzięki etapowi analizy już na początku projektu budowana jest relacja partnerstwa między Klientem, a wykonawcą. Co więcej, większość kwestii jest już ustalona i na etapie realizacji zostaje jedynie ewentualne dogranie szczegółów.

Jak wygląda nasz proces analizy przedwdrożeniowej?

Kluczowym elementem są wywiady z zespołami Klienta, podczas których szczegółowo określane są oczekiwania oraz wymagania względem dopasowania Platformy CRM do istniejących procesów (bądź warsztaty i konsultacje celem wybudowania skutecznych i zoptymalizowanych procesów), plan migracji danych oraz integracji.

Analizę przedwdrożeniową można podzielić na 2 obszary przygotowań, które obejmują analizę biznesową oraz specyfikację wymagań.

Analiza biznesowa to określanie poszczególnych występujących w firmie procesów biznesowych (procesu sprzedaży, procesów i zasobów marketingowych, procesu obsługi klienta, zasobów bazy wiedzy, etc).

Jasne wskazanie takich obszarów już na samym początku wdrożenia jest bardzo pomocne, gdyż pozwala na dopasowanie odpowiednich modułów Platformy HubSpot CRM, określić migrację danych oraz integracje. Jest to ważny etap przede wszystkim dlatego, że pozwala „zaglądnąć” do wnętrza firmy, poznać sposób jej funkcjonowania oraz dojść do porozumienia co i jak należy zmienić. Etap ten równocześnie pozwala wykryć aspekty, które mogą zostać zoptymalizowane i zautomatyzowane.

Tego typu analiza sprowadza się zatem do tworzenia schematów procesów biznesowych występujących w przedsiębiorstwie umożliwiające ich czytelne przedstawienie.

Analiza biznesowa pozwala uzyskać odpowiedź m.in. na pytanie takie jak:

• W jakich obszarach w przedsiębiorstwie występują wąskie gardła?
• Jakie są rzeczywiste potrzeby organizacji?
• Które procesy wymagają optymalizacji i automatyzacji?
• Jaki jest średni czas oraz koszt poszczególnych zachodzących w firmie procesów?
  
  

Kolejnym obszarem działań analizy przedwdrożeniowej jest specyfikacja wymagań. Ta część jest przedstawieniem koncepcji wdrożenia, stanowi kompletny opis całości dostosowań Platformy CRM, plan migracji danych oraz integracji. Uwzględnia ona wymagania funkcjonalne, czyli zdefiniowanie i opisanie wszystkich dostosowań Platformy HubSpot CRM, projekt migracji danych i zaplanować jej przebieg oraz otoczenia systemowego oraz integracji, np. z systemami ERP, systemami płatności, 

Tak przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa daje partnerowi wdrożeniowemu Platformy HubSpot szczegółową wiedzę na temat wszystkich związanych z wdrożeniem, migracją i dopasowaniem prac. Na tej postawie możliwe jest już dokładne opracowanie budżetu oraz harmonogramu projektu.

Podsumowując efektem analizy przedwdrożeniowej jest:

1. Opis procesów biznesowych zachodzących w firmie.
2. Jasne określenie celu wdrożenia oraz oczekiwanych rezultatów.
3. Opis wymagań funkcjonalnych - dostosowań Platformy HubSpot
4. Opis architektury informacji, plan migracji danych z innych systemów
5. Opis dedykowanych integracji

Wszystko to w formie zrozumiałej dla obu stron – Klienta i wykonawcy.

Czy możliwa jest realizacja projektu bez analizy przedwdrożeniowej?

Obecny rynek udowadnia, że tak jest to możliwe, ale… Właśnie, jest pewne „ale”, a mianowicie jest nim RYZYKO, które rośnie wraz z zakresem projektu.

Można powiedzieć, że przy dużych, skomplikowanych projektach koniecznością i standardem jest przeprowadzanie analizy przedwdrożeniowej. Przy prostszych projektach może wystarczyć ekspercki konsulting przedwdrożeniowy oraz dobra komunikacja i współpraca między firmami. 

Analiza przedwdrożeniowa jest swego rodzaju gwarancją i jest niezwykle istotna podczas realizacji wdrożeń systemów IT oraz Platformy HubSpot CRM. Nie jest to usługa darmowa, jednak korzyści jakie przynosi znacznie przewyższają jej koszty, co więcej przekładają się one na realne oszczędności.

Chcesz wdrożyć Platformę HubSpot CRM w swojej firmie? Sprawdź jak wygląda nasz proces wdrożenia HubSpot oraz migracji i integracji i skontaktuj się z nami, aby  zaplanować i przeprowadzić skuteczne wdrożenie.