Jeśli jesteś w tym miejscu oznacza to jedno - wkraczasz w ostatnie etapy procesu sprzedażowego i nadszedł czas, aby stworzyć ofertę dla Twojego klienta. W tym miejscu chcę Ci pokazać narzędzie do tworzenia wycen od HubSpot oraz krok po kroku oprowadzić Cię po nim.
Narzędzie to umożliwia bezproblemowe tworzenie i wysyłanie ofert do potencjalnych klientów, a także zbieranie podpisów, a nawet płatności w tym samym miejscu. Sama funkcjonalność tworzenia wycen (bez elektronicznego podpisu oraz integracji z płatnościami) jest dostępna w bezpłatnym HubSpot CRM.
Z tego artykułu dowiesz się jak korzystać z funkcji HubSpot Quotes oraz czy Twoja firma odniesie korzyści z jej używania. PRO TIP: Warto wiedzieć, że interfejs narzędzia jest w języku angielskim, jednak w końcowym etapie tworzenia oferty - możesz zmienić język na polski i cała przygotowana oferta jest w języku polskim.
Pierwszym krokiem jest upewnienie się, że produkty lub usługi Twojej firmy zostały dodane do sekcji produktów w portalu HubSpot. Kliknij tryb ustawień (Koło zębate) w prawym górnym menu portalu HubSpot , a następnie przejdź do karty Data management oraz wybierz Produkty i wyceny (Products & Quotes).
Jeśli wcześniej nie konfigurowałeś produktów, proces jest prosty. Zacznij od kliknięcia „Utwórz produkt”:
Po utworzeniu wszystkich produktów lub usług, które oferujesz, nadszedł czas na stworzenie oferty.
Możesz też bezpośrednio utworzyć wycenę, klikając w Sales, a następnie na samym dole Quotes.
W górnym rogu znajdziesz przycisk "Create Quote". Po kliknięciu, zobaczysz kreator wycen.
Przejdźmy przez niego krok po kroku.
Pierwszym krokiem jest wybór lub stworzenie Deal'a, czyli Transakcji z którą Twoja wycena jest powiązana. Z listy rozwijanej, możesz wybrać już istniejącą Transakcję lub utworzyć nową.
TIP: Nie musisz na tym etapie wpisywać wartości Deal'a, po stworzeniu oferty wartość zostanie automatycznie uzupełniona.
Kolejnym krokiem w tworzeniu oferty jest wybór szablonu. Obecnie masz do wyboru trzy style.
Następnie nadaj swojej ofercie nazwę. Domyślnie nazwa zostanie wypełniona nazwą Deal'a, który stworzyłeś w poprzednim kroku, możesz ją jednak edytować. Nazwą może być nazwa firmy, która otrzyma wycenę oraz zakres wyceny. Pamiętaj, że nie jest to nazwa wewnętrzna - będzie na widoczna dla klienta.
Następnie musisz wybrać datę wygaśnięcia tej wyceny. Domyślnie w portalu data ważności jest ustawiona na 90 dni. Istnieją zdefiniowane zakresy dat, które możesz wybrać lub samodzielnie określić datę niestandardową. Ten krok jest wymaganym polem, więc musisz wybrać datę.
Następnie możesz dodać istotne komentarze do Twojej oferty. Co Twój klient powinien wiedzieć lub o czym mu przypomnieć w tej sekcji? Jeśli przesyłasz tę wycenę jako wstępny przykład, sekcja komentarzy jest doskonałym miejscem, aby przypomnieć klientowi, że to tylko przykład, a ceny produktów lub usług mogą się zmieniać w zależności od ich konkretnych potrzeb. Jeśli przesyłasz tę wycenę w nadziei na podpisanie przez klienta, sekcja komentarzy jest doskonałym miejscem do podsumowania poprzednich rozmów sprzedażowych, celów, które zostaną osiągnięte poprzez ich zakup itp.
Ostatnim krokiem w tworzeniu oferty jest określenie warunków zakupu. To miejsce, aby pokazać jakie niezbędne działania są wymagane od klienta, aby przejść do przodu itp. Nie jest to wymagane pole, ale zdecydowanie jest to dobry sposób, aby upewnić się, że klient otrzymujący wycenę wie, czego może się spodziewać. Dlatego zachęcamy do korzystania z tej sekcji. Po wybraniu szablonu i wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji jesteś prawie gotowy do wysłania oferty! Następnych kilka kroków jest bardzo intuicyjnych i prostych do wykonania.
Kliknij przycisk „Next”, aby kontynuować.
Po utworzeniu oferty w ostatnich kilku krokach należy podać prawidłowe informacje. Najpierw musisz podać informacje o kliencie.
Możesz wybrać więcej niż jeden kontakt, do którego chcesz wysłać wycenę oraz wybrać lub dodać firmę, dla której pracują. Oferta zostanie wtedy zarejestrowana w zarówno w rekordach kontaktów, jak i firmy.
Ten krok jest oczywisty. Dodaj swoje informacje kontaktowe oraz informacje o firmie.
Tutaj możesz wybrać, które produkty lub usługi chcesz dodać do wyceny. Kliknij „dodaj produkt”, a utworzona wcześniej lista pojawi się, umożliwiając wybór potrzebnych produktów lub usług.
Na tym ekranie możesz edytować cenę lub czas trwania. Możesz także przeciągnąć i upuścić, aby zmienić kolejność produktów lub usług, które pojawiają się jako pierwsze na liście. Po wybraniu wszystkich produktów lub usług kliknij „Dalej”.
Jeśli nie przygotowałeś wcześniej Katalogu produktów / usług albo jeśli potrzebujesz stworzyć inny niż wcześniej produkt, wybierz "Create line item", aby jednorazowo utworzyć produkt lub usługę na potrzeby konkretnej oferty.
Po wybraniu produktów lub usług (lub stworzeniu ich jako Line Item), pojawią się one w Twojej ofercie. W tym samym oknie możesz również dodać stawkę podatku, rabaty lub określić dodatkowe opłaty (Fees)
Jednym z ostatnich kroków jest skonfigurowanie opcji podpisu oraz płatności, jeśli będziesz pobierać płatność bezpośrednio poprzez przygotowaną wycenę.
W bezpłatnej wersji HubSpot, masz dwie opcje do wyboru:
- możesz pozostawić przygotowaną ofertę bez konieczności podpisu
- lub utworzyć miejsce na wymagany podpis pisemny.
W pakiecie Professional HubSpot Sales, masz możliwość konfiguracji e-podpisu ze strony klienta.
Od pakietu Starter, możesz również połączyć swoje konto Stripe, aby otrzymywać płatności od klientów bezpośrednio z przygotowanej oferty.
Na koniec powinieneś przejrzeć swoją wycenę, aby upewnić się, że wszystkie wymagane pola zostały wypełnione poprawnymi informacjami. Jeśli zdasz sobie sprawę, że potrzebujesz trochę więcej informacji, zanim poczujesz się pewnie wysyłając tę ofertę, możesz kliknąć „zapisz” i później edytować ofertę.
Na tym etapie możesz zmienić język przygotowanej oferty na polski. Automatycznie zmieni się również format licz i dat (na taki, który wybrałeś w Ustawieniach jako domyślny)
Jeśli wszystko wygląda dobrze, kliknij „Zakończ wycenę”. Po kliknięciu przycisku Zakończ powinny zostać wyświetlone następujące opcje:
Zobacz więcej informacji o tworzeniu ofert w Bazie wiedzy HubSpot
Możesz pobrać link do wyceny lub kliknąć „Napisz wiadomość e-mail z wyceną”, a wiadomość e-mail zostanie automatycznie wypełniona linkiem do wyceny oraz danymi kontaktowymi. Po otrzymaniu oferty, klient może wyświetlić wycenę w swojej przeglądarce, pobrać ją w formacie PDF lub wydrukować.
Ogólnie proces tworzenia i wysyłania wyceny w HubSpot jest dość prosty i może być ogromnym atutem dla Twojego zespołu sprzedaży. Jednak wyglądu oferty nie można jeszcze całkowicie dostosować. Chociaż szablon może zapełnić się kolorem podstawowym skonfigurowanym w ustawieniach HubSpot, brakuje mu możliwości dodania unikalnego brandingu Twojej firmy.
Jeśli chcesz stworzyć ofertę, która zawiera więcej informacji oraz jest inaczej zaprezentowana graficznie, funkcja HubSpot Sales Quotes jeszcze nie jest dla Ciebie ;) Jeśli prowadzisz działalność związaną z usługami, funkcja wyceny sprzedaży może nie zbyt usprawnić Twój proces sprzedaży. Na przykład, jeśli Twoja firma oferuje usługi konsultingowe, prawdopodobnie masz wiele telefonów z potencjalnymi klientami, aby dowiedzieć się, jakich usług szukają i co Twoja firma może zaoferować, aby pomóc im osiągnąć swoje cele. W takim przypadku pełna oferta podsumowująca problemy potencjalnych klientów, oczekiwania i plan działania Twojej firmy może być bardziej praktyczna niż przesłanie wyceny. Jednak atrakcyjnie przygotowana wycena w HubSpot Quotes może stanowić element szerszej prezentacji ofertowej.
Nasza rada jest taka, aby sprawdzić i potestować się tę funkcją, czy działa ona dla Ciebie, lub zaplanować demo HubSpot, abyśmy mogli Cię przez nią przeprowadzić. Jeśli szukasz szybszego zastosowania tej funkcji lub praktycznego szkolenia, skontaktuj się z nami.